Privacy en bescherming van persoonsgegevens

JCI Swentibold en haar leden verwerken persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. Privacywetgeving (GDPR / AVG) Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op JCI Swentibold en haar leden.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt JCI Swentibold persoonsgegevens?

JCI Swentibold verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Leden van JCI Swentibold;
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij JCI Swentibold of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar JCI Swentibold een relatie mee heeft, wil krijgen of heeft gehad;
• Mensen die hebben deelgenomen aan evenementen van JCI Swentibold.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De kamersecretaris van JCI Swentibold is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens in de Digitale Leden Administratie (DLA), de administratieve applicatie van JCI Nederland en de daaraan gerelateerde applicatie (de JCI app).

Waarvoor verwerkt JCI Nederland persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van JCI Swentibold of een andere relatie met JCI aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kan JCI Swentibold (en daardoor JCI Nederland) je op de juiste wijze inschrijven als lid. Als je eenmaal lid of relatie van JCI bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens (waaronder email) bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van JCI Swentibold.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt JCI Swentibold ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. JCI Swentibold en JCI Nederland controleren actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.

Hoe gaat JCI Swentibold met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen JCI Swentibold en JCI Nederland of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Als lid kan je uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen in de DLA met je JCI account kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap terug vinden. Daarnaast kan de JCI Swentibold je gegevens inzien. Binnen de JCI-app kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien. Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De secretaris van JCI Swentibold en de secretaris van JCI Nederland, kunnen je gegevens muteren.

Binnen JCI Swentibold en JCI Nederland kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben (denk aan de secretaris of medewerkers van Cantrijn).

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen JCI

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement van JCI Nederland en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. JCI Swentibold en JCI Nederland kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Gegevens gerelateerd aan JCI Swentibold evenementen worden maximaal 24 maanden bewaard.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is JCI Swentibold gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door JCI Swentibold en JCI Nederland kun je terecht bij de secretaris van JCI Swentibold. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met de secretaris van JCI Nederland.

OPT-OUT

Om het gebruik van de DLA zo makkelijk mogelijk te maken, kan JCI Nederland je (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving voor een activiteit of het ontvangen van het MGZN of de nieuwsbrief. Daarnaast is het mogelijk je door middel van een OPT-OUT in iedere e-mail af te melden voor het ontvangen van berichten over het betreffende onderwerp of van de betreffende organisatie. Indien je geen prijs stelt op informatie, of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van je gegevens, kun je dit aan de secretaris van JCI Nederland doorgeven.

Wijzigingen privacybeleid

JCI Swentibold behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via jciswentibold.com/privacy-statement